اهم وظایف :
1- کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء -ارتباط نامه با دانشکده و وجود پیوست ها (در صورت داشتن پیوست و ضمائم)
2- ثبت اطلاعات نامه در اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه
3- ارجاع نامه به مسئول مربوطه جهت اقدام در اتوماسیون اداری
4- ثبت شماره و تاریخ نامه در دفتر ارسال مراسلات و تحویل مستندات جهت تحویل به مقصد (درخصوص نامه هایی که خارج از سامانه ارسال می شود)
5- دریافت و کنترل نامه های صادره از نظر وجود امضاء صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمائم)
6- ارجاع نامه به گیرندگان درون سازمانی
7- ارسال نامه به گیرندگان برون سازمانی که از طریق پست -ایمیل- شبکه -دولت -اتوماسیون اداری- فاکس- تحویل ارباب رجوع و یا غیره انجام می گیرد
8-در صورتی که نامه (صادره و وارده) توسط ارباب رجوع ارائه شود شماره شناسه به همراه تاریخ آخرین ارجاع و شماره تماس جهت پیگیری به ارباب رجوع داده می شود
9- بایگانی الکترونیکی نامه ها و سوابق و تعیین شماره گلاسه و بایگانی آن
10- نگهداری مطلوب پرونده ها و کلیه اسناد موجود در بایگانی و جلوگیری از دسترسی اشخاص غیر مجاز به انها
11- تحویل گرفتن پرونده های ارسالی از سایر واحد ها و کنتزل تعداد اوراق آن و تحویل به واحد مربوطه